万邦电缆文件控制程序

1.目的和适用范围

    通过对文件的控制，保持其有效性、适用性，确保各使用场所使用有效的文件。

适用于质量管理体系相关的文件的控制。

2.定义

管理体系文件：分为四阶层次，第一层是《管理手册》，第二层是《程序文件》，第三阶层是作业指导书，包括生产作业指导书SOP、检验作业指导书SIP及为质量、环境管理制定的策划方案、计划、指南等，第四层纪录作为一种特殊的文件在《记录的控制程序》中规定；

技术文件：技术规范、技术图纸、技术标准等；

管理性文件：各部门制定的管理制度、规定；

外来文件：指非本公司制定的直接从外部获得的与质量、环境管理体系相关法律法规、技术标准以及客户提供使用的文件资料等。

3. 职责

　　办公室负责公司级文件管控。

　　各关部门负责本部门相关文件的制订、使用和保管。

4.工作程序

4.1编制、审核、批准

4.1.1《管理手册》由办以室负责起草编制，《程序文件》由各相关部门负责编制，《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责审核，总经理批准后发布实施。

4.1.2部门技术性、管理性文件由各部门负责编制并颁布实施。

4.2文件编制内容

4.2.1《管理手册》应包括封面、扉页（批准页）、目录、更改履历页和公司概况介绍、适用范围，应用指南（包括任何删减说明）及手册正文（描述过程的相互顺序和作用及对程序文件的引用）等。

4.2.2《程序文件》编写的内容应包括：主题内容与适用范围；定义和术语；职责；过

程的控制要求；相关文件的引用（包括支持性的作业指导书、部门管理文件、技术文件、外来文件）；记录等。

4.2.3作业指导书的编写内容应包括：目的、适用范围、作业过程步骤、要点及注意事项、相关文件的引用等。

4.3编号规则：

4.3.1管理手册

       QES  / AT  -   01 - 2009

                                     管理文件顺序号

                                     企业代号

管理手册代号

4.3.2程序文件

       QP / AT -4.2.3

                                    相对应标准要求章节号

                                    程序文件（EP 、SP代表环境安全专属文件）

4.3.3作业指导书、技术标准、管理性文件等三阶文件

       GY   / AT -01

                                  文件顺序号

                                   企业代号

                                  部门代号（部门代号以部门名称拼音前两字母表示，例如：GY供应部、JS技术类）

4.3.4记录表单：

QR/ AT -4.2.3  - 01

                                表单顺序号

                               相对应标准要求章节号

                           记录表单（ER、SR代表环境、安全专属记录格式）

4.4文件的标识控制

4.4.1文件可分为受控和非受控两种状态，凡现场流通使用的、与管理体系相关的，及提交认证公司等相关方的文件都必须受控，在文件上加盖“受控”章，非受控文件无“受控”印章。

4.4.2图样、技术文件应按规定标识技术状态，确保现行有效。编码方法为“V1.0”，根据技术文件版本顺序编号。

4.5文件的发放控制

需做好文件发放的登记[文件和资料发放登记表]，并登记分发编号。公司级的文件（含管理手册、程序文件等）由总经办负责做好发放记录，有各部门做好本部门文件的发放登记。

4.6文件的保管

应建立受控文件清单进行整理归档保管，防止丢失和损坏。

4.7外来文件

外来文件同样需标识好受控状态，列于部门[受控文件清单]，并控制其分发做好发放记录，以确保外来文件被有效选择使用。

4.8电子文档的控制

文件当时呈电子媒体形式时，同样按上述规定做好控制，特别对电子文档的更改、下载应严格控制，在公司内规定，所有的文件只能授权文件的主管部门主管人员才能下

载、更改，其他人员只读不能改，也不能下载，以防止电子文档的失控，同时对所有文件应至少拷贝一份或刻录光盘加以保存（同样要进行编目、标识版本号），防止电子文档的丢失。

4.9文件的更改

4.9.1文件的更改需按原审批程序进行提出、审核、批准后方可实施更改。

4.9.2更改时需在文件修改栏中做好更改记录[文件更改申请（批准）通知单]，应包括其它相关文件的更改要求及相关产品的处理措施。

4.10文件作废

4.10.1文件的作废需按原制定审批程序进行提出、审核、批准后方可实施报废，填写[文件更改申请（批准）通知单]。

4.10.2新版本文件发放时旧版本文件自行作废，需将旧版本文件收回、作废，以防旧版文件在现场使用。

4.10.2作废文件需从使用现场收回，并作登记，作废文件作为历史追溯时或需要保留参考使用的，须划去“受控”章，加盖“作废保留”印章，以防误用。

4.11文件销毁

对需销毁的作废文件或过期质量记录，文件、记录管理部门收回统一销毁并在文件发放登记表上作记录。http://www.anhdl.com

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